Gestion des archives
Simplifier vos archives, sécuriser vos pratiques
Le CDG83 accompagne les collectivités et établissement publics dans la gestion et la valorisation de leurs archives, papier ou numériques. Nos archivistes vous aident à sécuriser vos obligations réglementaires, optimiser vos espaces et simplifier votre gestion documentaire.
Objectifs
- Elimination des archives
- Traitement et classement des archives
- Formation des agents
- Aide à la gestion des documents d'activité
- Elaboration de bonnes pratiques
Le service à votre écoute
Le service « Archives » du CDG83 reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et pour vous accompagner tout au long de la mise en place du dispositif.
Cette prestation fait l’objet d’une facturation spécifique. Vous bénéficiez de l’ensemble des actions relatives à cette mission.
Pour tous renseignements, n'hésitez pas à nous contacter.
Élimination des archives
Toutes les archives produites par une collectivité ou un établissement public n’ont pas vocation à être conservées définitivement. La réglementation fixe des durées de conservation précises et encadre strictement les modalités de destruction afin de sécuriser les pratiques des collectivités et établissements publics. Les archivistes vous accompagnent dans cette démarche en identifiant les documents légalement éliminables, en préparant les bordereaux réglementaires et en assurant leur validation par les Archives départementales du Var. Lorsque cela est nécessaire, ils réorganisent également les locaux afin d'optimiser de l’espace et d’améliorer les conditions de conservation.
Un service rapide, sécurisé et conforme à la réglementation.
Traitement et classement des archives
Dans un premier temps, cette prestation vise à distinguer les archives éliminables de celles devant être conservées définitivement, conformément aux obligations réglementaires. par la suite, les archives définitives sont classées, conditionnées, cotées et inventoriées dans un instrument de recherche.
Ce travail permet :
- un accès rapide à l’information, grâce à un inventaire clair
- une optimisation durable des espaces de stockage, grâce à un classement continu, plus adapté à la production documentaire actuelle
Le CDG83 propose de traiter l'ensemble de vos archives ou de cibler un ou plusieurs domaines pour s’adapter administratifs aux contraintes organisationnelles et budgétaires.
Formation des agents
Le CDG83 propose des actions de formation et d'accompagnement sur mesure pour sécuriser et professionnaliser les gestion des archives. Cette formation s’adresse à tout agent amené à produire, ou à gérer des documents. Elle porte sur la gestion des documents dès leur création et tout au long de leur cycle de vie, dans le respect de la réglementation des archives publiques.
Dispensée sur site, la formation:
- dure 3h30
- accueille jusqu’à 12 participants
- est incluse dans toute prestation d’élimination, de traitement ou d’aide à la gestion des documents d'activité
Elle permet notamment de comprendre les règles de conservation et d’élimination, l'évaluation des documents, d'appliquer les bonnes pratiques de tri, classement afin de permettre un accès rapide à l’information.
Aide à la gestion des documents d’activité
Cette prestation a pour objectif de professionnaliser et harmoniser les pratiques documentaires, qu’elles soient papier ou numériques. Le CDG83 conçoit, en lien étroit avec vos services, des outils adaptés à votre organisation : plan de classement, procédures de nommage, tableaux de gestion, charte informatique ou guide de bonnes pratiques.
La démarche inclut un accompagnement au changement : sensibilisation des agents, ateliers de travail, validation en comité de pilotage et formation aux outils mis en place.
Résultat : gain de temps, d'espace de sockage, accès facilité aux documents et amélioration durable des conditions de travail.
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